Quase todas as empresas começam no Excel. É barato, toda a gente o conhece e resolve muito bem os primeiros anos: uma folha para as vendas, outra para o stock, outra para os clientes. O problema é que a empresa cresce e as folhas crescem com ela, até ao dia em que ninguém sabe qual é o ficheiro certo.
Este artigo ajuda a perceber se a sua empresa já chegou a esse ponto. Não se trata de abandonar o Excel, que continua útil para análises e cálculos pontuais, mas de saber quando os dados centrais do negócio precisam de um sistema próprio.
Porque é que a folha de cálculo deixa de servir
Uma folha de cálculo foi pensada para uma pessoa trabalhar sobre um ficheiro. Quando várias pessoas, em locais diferentes, precisam de registar e consultar os mesmos dados ao mesmo tempo, começam os problemas: cópias por email, versões diferentes, fórmulas alteradas sem querer e informação que só existe no computador de alguém.
Os erros também não são raros. Uma revisão de auditorias a folhas de cálculo empresariais publicada por Raymond Panko em 2000 encontrou erros em 91% das folhas analisadas nas auditorias mais recentes da altura. Mesmo grandes empresas são afectadas: segundo a análise publicada por James Kwak em 2013, o relatório interno do JPMorgan sobre o caso "London Whale" descreveu um modelo de risco que dependia de folhas de Excel preenchidas à mão e que tinha um erro de fórmula.
7 sinais de que precisa de um sistema de gestão
1. Há várias versões do mesmo ficheiro
"Stock_final.xlsx", "Stock_final_v2.xlsx", "Stock_final_ESTE.xlsx". Se a equipa perde tempo a perceber qual é a versão certa, os dados já não são de confiança.
2. Os mesmos dados são escritos duas ou três vezes
A venda é registada na folha de vendas, depois copiada para a do stock e outra vez para a da facturação. Cada cópia é uma oportunidade de erro e tempo que não volta.
3. Só uma pessoa percebe o ficheiro
Se a folha principal tem fórmulas e macros que só um colaborador entende, a empresa depende dele. Quando essa pessoa está de férias ou sai, o processo pára.
4. Os relatórios demoram dias a preparar
Fechar o mês implica juntar ficheiros de várias lojas ou departamentos, corrigir diferenças e montar tabelas à mão. Num sistema, o mesmo relatório pode estar disponível em qualquer momento.
5. Não sabe quem alterou o quê
Numa folha partilhada é difícil controlar permissões e saber quem mudou um preço ou apagou uma linha. Um sistema regista utilizadores, permissões e histórico de alterações.
6. A equipa trabalha em locais diferentes
Escritório em Talatona, armazém em Viana, vendedores na rua. Quando todos precisam dos mesmos dados actualizados, enviar ficheiros por email ou WhatsApp deixa de funcionar.
7. Os ficheiros ficaram lentos ou demasiado grandes
Ficheiros que demoram minutos a abrir ou que bloqueiam são sinal de que a quantidade de dados já ultrapassou aquilo para que a ferramenta foi pensada.
Se reconhece três ou mais destes sinais, vale a pena avaliar um sistema de gestão.
Software pronto ou à medida?
Há duas formas de sair do Excel.
- Software pronto: programas de gestão já existentes, pagos normalmente por assinatura ou licença. Funcionam bem quando os processos da empresa são parecidos com os de muitas outras e a equipa se adapta à forma de trabalhar do programa.
- Software à medida: um sistema desenvolvido para os processos da sua empresa. Faz sentido quando a forma de trabalhar é uma vantagem do negócio, quando é preciso ligar vários sistemas que já existem, ou quando as soluções prontas obrigam a muitas adaptações e soluções improvisadas.
Não há uma resposta única. Muitas empresas combinam as duas: um programa pronto para a contabilidade e um sistema à medida para a operação, ligados entre si.
Como fazer a transição sem parar a empresa
Comece por um processo
Escolha o processo que mais dói, por exemplo o controlo de stock ou o registo de encomendas, e resolva esse primeiro. Os restantes vêm depois.
Arrume os dados antes de os migrar
Um sistema novo com dados desorganizados continua a dar maus resultados. Elimine duplicados, uniformize nomes de clientes e produtos e decida que informação é realmente necessária.
Envolva quem usa o ficheiro hoje
As pessoas que trabalham diariamente com as folhas conhecem as excepções e os atalhos. Sem elas, o sistema arrisca-se a não servir o dia-a-dia.
Mantenha o Excel para o que ele faz bem
Exportar dados do sistema para o Excel e fazer análises continua a ser útil. A diferença é que o Excel deixa de ser o sítio onde os dados vivem.
Meça antes e depois
Registe quanto tempo demora hoje a fechar o mês ou a responder a um pedido de stock. Assim poderá comparar com o que acontece depois da mudança.
Perguntas frequentes
Um sistema de gestão é só para grandes empresas? Não. A questão não é o tamanho, mas o volume de dados, o número de pessoas a trabalhar sobre eles e o custo dos erros. Uma pequena empresa com várias lojas pode precisar mais de um sistema do que uma empresa maior com um único escritório.
Posso continuar a usar o Excel depois de ter um sistema? Sim. O sistema guarda os dados e garante que estão certos; o Excel continua útil para análises e simulações a partir de dados exportados.
Quanto tempo demora a implementar? Depende do número de processos e da qualidade dos dados actuais. Começar por um único processo encurta o prazo e permite ver resultados mais cedo.
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Fontes: Panko (2000); Kwak, The Baseline Scenario (2013).